Comment gérer les fournitures de bureau dans une entreprise ?

Quelle que soit l’activité dans laquelle vous vous trouvez, gérer une entreprise est plus qu’un processus administratif et juridique. Afin de garantir son bon fonctionnement, l’achat de fournitures de bureau est très important, voire crucial. Ceux-ci vous permettent de bien effectuer les tâches internes. Ces outils permettent de mieux organiser l’entreprise et donc de mieux grandir.

Dans cet article, nous allons voir comment gérer les fournitures de bureau de votre entreprise

Quelles fournitures de bureau acheter à l’entreprise ?

Les fournitures administratives dont une entreprise doit disposer sont :

 

-Commande papier;

-Enveloppes et pochettes;

-Cartes de visite;

-Classeurs pour le stockage et le classement de documents;

-Petites fournitures (ciseaux, colle, agrafeuse, stylos, surligneurs, etc.) ;

-Cahiers et agendas;

-Calculatrice;

-Cartouches d’encre;

-Sceau du nom de l’entreprise ;

-Emballage : boîte, grand ruban adhésif transparent ;

–Produits sanitaires : savon, papier toilette ;

-Produits « Relax » : machines à café, eau, tasses, etc. ;

-Petit matériel de bureau : luminaires, babillards, poubelles, porte-manteaux… ;

-Mobilier de bureau : chaises, tables, fauteuils, armoires, boîtes, casiers, etc.

Que faut-il savoir pour gérer les fournitures de bureau ?

La gestion des fournitures administratives, du mobilier et du matériel de bureau est sous la responsabilité du Directeur des Services Généraux. Il doit s’assurer que chaque salarié dispose des moyens nécessaires à l’accomplissement de son travail, tout en veillant à respecter les règles d’hygiène et de sécurité de l’entreprise. Il doit utiliser le ou les meilleurs fournisseurs pour ravitailler l’entreprise. Trouver le bon fournisseur implique de définir les besoins, de trouver des fournisseurs potentiels, de soumissionner, de sélectionner plusieurs fournisseurs et de négocier.

 

Lorsque l’entreprise a mis en place des procédures de passation des marchés, l’acquisition des fournitures administratives, du mobilier et du matériel de bureau doit respecter les procédures de passation des marchés.

 

Enfin, toutes les commandes d’un service doivent être regroupées, plutôt que chaque service soit responsable de passer une commande. Pour en savoir plus,  cliquez sur cette page.

Comment éliminer les dépenses de fournitures de bureau ?

Déduisez les fournitures de bureau pour la période de votre écriture active dans le grand livre de l’entreprise. Laissez une note dans le journal expliquant le retrait des fonds.

Quel est le processus d’achat des fournitures administratives ?

Les achats de fournitures administratives, de mobilier et de matériel de bureau doivent respecter les procédures d’approvisionnement que l’entreprise a mises en place. Enfin, toutes les commandes d’un service doivent être regroupées, plutôt que chaque service soit responsable de passer une commande.

Comment sont comptabilisées les fournitures de bureau ?

Les achats de fournitures de bureau et de fournitures administratives sont enregistrés dans le compte des fournitures administratives. L’approvisionnement non utilisé entraîne des frais initiaux à la fin de l’exercice lorsque son montant est important.

 

Gérer les fournitures de bureau dans une entreprise, c’est bien plus que de gérer beaucoup de papiers ! Le directeur général chargé de cette gestion doit être responsable de l’ensemble des fournitures administratives, du matériel et du mobilier de bureau.